Cómo organizar los papeles de casa

La gestión del papeleo es uno de los grandes problemas derivados de la sociedad que hemos creado en los últimos años. En mi opinión, es evidente que es algo que ha menguado bastante con respecto a las generaciones anteriores, gracias a la digitalización. No obstante, el mantenimiento de estos papeles es algo que se nos suelen hacer bola, ya que es un tema un pelín tedioso y que a nadie le gusta ordenar.

Hoy quiero enseñarte unos pequeños pasos, muy sencillos, que suelen dar muy buen resultado para ir solucionando el problema.

Solicita la digitalización de facturas y recibos

Llama a todas las compañias de servicios que tengas contratados (luz, agua, internet…) y pide que te manden las facturas por email. También al banco.

Para ser exactos, lo que tienes que hacer es fijarte en el correo postal que te llega a casa. Ponte en contacto con todas esas compañías para que dejen de enviártelo de manera tradicional y te lo pasen al mail.

Normalmente, suele ser un alivio para ellas ya que se ahorran muchísimo dinero y lo harán encantados. Así, todo el mundo gana. Tú tienes menos papeles rondando por casa, ellos ahorran dinero y el planeta ahorra árboles.

Almacenar y organizar el papeleo digital es infinitamente más sencillo que el físico. Puedes optar por mantenerlo en el email archivado utilizando etiquetas (tags) o carpetas, guardar los recibos adjuntos en Google Drive, Dropbox o cualquier otro servicio en la nube o descargártelo a tu propio disco duro.

Evita coger folletos y similares

Evita coger folletos, panfletos… y todo tipo de papeles. Si te lo suelen dejar en buzón, habla con tu comunidad de vecinos para poner una papelera de papel próxima al buzón. De esta manera, según veas los papeles, los reciclas directamente y, así, no los subes a casa.

Aprovecha el trayecto desde el buzón a tu casa para mirar esas cartas que te han llegado. Sé que no es mucho tiempo pero es suficiente para darle un vistacillo y decidir si son para reciclar o para archivar. Ponte el propósito de no hacer una montaña en el mueble de la entrada.

Usa carpetas de acordeón…

Si todavía necesitas guardar papeles sin digitalizar, utiliza carpetas de acordeón. Sus separaciones son ideales para mantener cada temática separada. Al 70% de la población, con una única carpeta les será suficiente.

… o archivadores

Si tienes más volumen de papel, en primer lugar deberías plantearte por qué y si realmente lo necesitas. Si la respuesta es sí, entonces podrías tener varios acordeones aunque debo reconocer que no es la opción más estética.

En este caso, clásico de autónomos, los archivadores de cartón llevan siendo una buena solución desde hace décadas. Y no es por casualidad.

Google Drive al rescate

En cualquier caso, yo como autónomo te puedo decir que Google Drive es excepcional para este trabajo. Yo tengo todas las facturas digitalizadas (bien porque me las mandan, bien porque las escaneo yo). Tengo todo separado en carpetas que identifican cada año fiscal y cada trimestre y a mis asesores les voy dando acceso a las diferentes carpetas según lo necesitan, sin tener que llevarles nada físicamente.

Puede parecer un rollo eso de escanear algunas cosas pero rápidamente ganan las enormes ventajas que aporta este sistema.

No te olvides de los peques

Desde muy niños, tus hijos también tienen montones de papeles. Muchas veces, incluso más que los adultos. Enseñarlos a gestionarlos desde pequeños es la mejor opción para que no tengan nuestros mismos problemas.

Lógicamente, la mejor forma de enseñar, es con el ejemplo, ya que los niños tienden a copiar lo que ven en casa.

Enséñales a mantener unos límites. Por ejemplo, con sus dibujos o manualidades. No pueden guardarlo todo así que deben ser selectivos. Instaura pequeños ciclos en los que revisar lo que hicieron antes por si ya no tiene tanto valor y que hagan limpieza de forma regular.

Si lo haces desde que son chiquitines te sorprenderá lo fácil que lo hacen. Eso sí, apoya sus decisiones, no les hagas dudar aunque te de pena. Muchas veces los mayores nos quejamos de todo lo que acumulan los niños pero somos los primeros en echarnos las manos a la cabeza cuando deciden desprenderse de algo que a nosotros igual nos gusta (esto también aplica a los juguetes).

Conclusión

Como ves, no tengo ningún truco mágico ni largas tardes revisando papeles durante horas. Son más bien pequeñas rutinas muy, muy rápidas que, una vez incrustas en tu día a día, casi ni notarás.

Espero que estos pequeños trucos te ayuden, y ya sabes, el verdadero truco es evitar meter cosas en tu casa. Las cosas entran muy fácilmente pero les cuesta salir una barbaridad.